Isännöintisopimus

Katso hintasivu: Isännöintisopimus hinta

Isännöintisopimus on dokumentti, joka määrittelee isännöitsijän ja taloyhtiön välisen yhteistyön ehdot. Sopimus sisältää yksityiskohtaisesti isännöitsijän tehtävät, vastuut ja velvollisuudet sekä taloyhtiön odotukset isännöinnin suhteen. Lisäksi sopimuksessa määritellään isännöintipalveluiden järjestämiseen liittyvät kustannukset ja hinnoitteluperiaatteet, sopimuksen voimassaoloaika ja mahdolliset irtisanomisajat sekä muut juridiset ja käytännön asiat. Hyvin laadittu isännöintisopimus takaa sujuvan yhteistyön sekä selkeyttää molempien osapuolten rooleja ja odotuksia.

Isännöintisopimus on asiakirja, joka määrittelee isännöitsijän ja taloyhtiön väliset vastuut ja velvollisuudet. Seuraavat asiat sovitaan tyypillisesti isännöintisopimuksessa:

1. Sopimuksen osapuolet

Sopimuksessa nimetään selkeästi isännöitsijä ja taloyhtiö osapuolina. Tähän sisältyy molempien tarkat yhteystiedot ja edustajat.

2. Sopimuksen kohde

Määritellään, mihin taloyhtiöön sopimus kohdistuu eli minkä kiinteistön isännöinnistä on kyse. Tällöin käydään läpi kiinteistön perustiedot, kuten osoite, rakennuksen tyyppi ja asuinhuoneistojen määrä.

3. Isännöintipalveluiden sisältö

Kuvataan kattavasti kaikki isännöitsijän tarjoamat palvelut. Näihin voivat kuulua esimerkiksi seuraavat:

• Hallinnolliset tehtävät: kokousten järjestäminen, pöytäkirjojen ylläpito ja hallituksen päätösten toimeenpano.
• Taloudellinen hallinto: kirjanpito, budjetointi, tilinpäätökset ja vastikereskontra.
• Kiinteistön tekninen ylläpito: huoltojen ja kunnossapitotöiden valvonta, huoltosopimusten hallinta ja energiatehokkuuden seuranta.
• Viestintä: tiedotus asukkaille ja osakkaille, viestintäkanavien ylläpito ja vuorovaikutus osapuolten välillä.

4. Palkkio ja maksuehdot

Sovitaan isännöintipalveluiden kustannuksista ja maksuehdoista. Palkkio voi olla kiinteä kuukausikorvaus, urakkahinta tai yhdistelmä erillisveloituksista ja perusmaksusta. Myös laskutusrytmi ja mahdolliset lisäpalveluiden hinnat määritellään.

5. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen

Sopimuksessa ilmoitetaan sen alkamispäivä ja voimassaoloaika. Lisäksi määritellään irtisanomisaika ja -ehdot, esimerkiksi kuinka pitkällä varoitusajalla sopimus voidaan päättää ja mitkä ovat perusteet irtisanomiselle.

6. Vastuut ja velvollisuudet

Isännöitsijän ja taloyhtiön vastuut ja velvollisuudet määritellään tarkasti. Tämä sisältää muun muassa isännöitsijän ammattitaito- ja huolellisuusvaatimukset sekä taloyhtiön velvoitteet tarjota tarvittavat tiedot ja resurssit isännöitsijän työn suorittamiseksi.

7. Vakuutukset ja vahingonkorvaukset

Määritellään, millaisia vakuutuksia sopimuksen osapuolilla tulee olla ja miten mahdolliset vahingot ja niiden korvaukset hoidetaan. Esimerkiksi isännöitsijän vastuuvakuutus voi olla sopimuksessa mainittu.

8. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Sovitaan, miten mahdolliset erimielisyydet isännöitsijän ja taloyhtiön välillä ratkaistaan. Tässä yhteydessä voidaan määritellä, käytetäänkö ensisijaisesti neuvotteluja, sovittelua vai esimerkiksi tuomioistuinkäsittelyä.

Tarkasti laadittu isännöintisopimus auttaa osapuolia ymmärtämään roolinsa ja vastuunsa, sekä vähentää mahdollisia ristiriitatilanteita. Tämän vuoksi sopimus kannattaa laatia huolellisesti ja tarvittaessa käyttää apuna asiantuntijoita, kuten lakimiehiä.

Isännöintisopimuksen osapuolet ovat taloyhtiö ja isännöintitoimisto tai isännöitsijä. Tässä sopimussuhteessa taloyhtiö eli asunto-osakeyhtiö, rivitaloyhtiö tai muu samanlainen kiinteistöyhtiö toimii tilaajana, kun taas isännöintitoimisto tai yksittäinen isännöitsijä toimii palveluntarjoajana. Osapuolten välinen sopimus määrittelee tarkasti molempien velvollisuudet ja oikeudet.

Taloyhtiö

Taloyhtiö on kiinteistö, jossa on yleensä useampia asuntoja tai liiketiloja. Taloyhtiön tehtävänä on nimittää hallitus, joka edustaa yhtiötä ja toimii sen puolesta esimerkiksi sopimuksia solmittaessa. Taloyhtiö vastaa isännöintisopimuksen puitteissa isännöinnin kustannuksista sekä muista mahdollisista maksuista.

Isännöintitoimisto tai isännöitsijä

Isännöintitoimisto tai yksittäinen isännöitsijä on palveluntarjoaja, joka hoitaa taloyhtiön käytännön hallintoa ja muita kiinteistön tarvitsemia palveluja. Isännöijän tehtäviin voivat kuulua esimerkiksi:

• kirjanpito ja taloushallinto
• kiinteistön ylläpito ja korjausten järjestäminen
• asukaspalvelu ja tiedottaminen
• kokousten järjestäminen ja niissä sihteerinä toimiminen
• juridinen neuvonta ja asiakirjojen laatiminen

Sopimuksessa yksilöidään, mitä kaikkia näitä tehtäviä isännöintipalvelu kattaa ja miten ne toteutetaan. Lisäksi siinä sovitaan isännöinnin kustannuksista, maksuehdoista sekä mahdollisista irtisanomisehdoista.

Isännöintisopimus määrittää sekä isännöitsijän että taloyhtiön vastuut ja velvollisuudet. Näitä vastuita voidaan tarkastella yksityiskohtaisesti seuraavilla osa-alueilla:

Isännöitsijän vastuut

• Hallinnolliset tehtävät: Isännöitsijä vastaa taloyhtiön hallinnon järjestämisestä, kuten hallituksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelusta ja järjestämisestä sekä pöytäkirjojen laadinnasta.
• Taloudellinen valvonta: Taloyhtiön kirjanpito, budjetointi, tilinpäätöksen valmistelu ja muu taloushallinto kuuluvat isännöitsijän vastuulle. Isännöitsijä seuraa myös vastikkeiden maksutilannetta ja perii tarvittaessa maksamattomia vastikkeita.
• Kunnossapito ja huolto: Isännöitsijä koordinoi kiinteistön kunnossapitoon ja huoltoon liittyviä tehtäviä. Tähän kuuluu myös urakoitsijoiden kilpailuttaminen, sopimusten tekeminen ja töiden valvonta.
• Viestintä: Isännöitsijä tiedottaa asukkaille tärkeistä asioista, ylläpitää yhtiön viestintäkanavia ja toimii yhteyshenkilönä eri sidosryhmien välillä.
• Lakiasiat: Isännöitsijä huolehtii siitä, että taloyhtiö noudattaa ajankohtaisia lakeja ja säädöksiä. Hän antaa asiantuntija-apua juridisissa kysymyksissä ja vastaa esimerkiksi yhtiöjärjestyksiin liittyvistä muutoksista.

Taloyhtiön vastuut

• Rahoitus: Taloyhtiön hallitus ja osakkaat päättävät ylimääräisistä rahoitustarpeista, kuten lainoista tai ylimääräisistä vastikkeista. Taloyhtiön vastuulla on myös varmistaa, että käytettävissä on riittävät resurssit kiinteistön ylläpitoon.
• Päätöksenteko: Taloyhtiön hallitus tekee strategiset päätökset kiinteistön ylläpidosta ja kehittämisestä. Yhtiökokoukset ovat paikkoja, joissa osakkaat voivat vaikuttaa merkittäviin asioihin.
• Yhteistyö isännöitsijän kanssa: Taloyhtiön hallituksen tulee antaa isännöitsijälle selkeät ohjeet ja tiedot päätettävistä asioista sekä tehdä tiivistä yhteistyötä, jotta kaikki tehtävät tulevat hoidetuksi asianmukaisesti.
• Lakisääteisten tehtävien valvonta: Vaikka isännöitsijä vastaa päivittäisistä velvollisuuksista, taloyhtiön hallitus valvoo, että kaikki lakisääteiset tehtävät ja velvoitteet tulevat hoidetuiksi.

On tärkeää, että isännöintisopimus on selkeästi kirjattu ja siinä määritellään yksityiskohtaisesti kummankin osapuolen vastuut ja velvollisuudet. Tämä varmistaa sujuvan yhteistyön ja auttaa ennaltaehkäisemään mahdollisia ristiriitoja.

Isännöintisopimus solmitaan yleensä määräaikaisena tai toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena. Määräaikainen sopimus on voimassa tietyn ennalta sovitun ajanjakson, esimerkiksi yhden, kahden tai kolmen vuoden ajan. Tämän jälkeen sopimuksen voimassaoloa voidaan jatkaa uudella määräaikaisella sopimuksella tai muuttaa toistaiseksi voimassa olevaksi sopimukseksi.

Toistaiseksi voimassa oleva sopimus taas jatkuu ilman erillistä määräpäivää, kunnes jompikumpi osapuoli irtisanoo sen. Irtisanomisaika on tyypillisesti määritelty sopimuksessa ja se vaihtelee tavallisesti muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen etuna on joustavuus, sillä se mahdollistaa yhteistyön päättämisen ilman, että on sidottu tiettyyn ajanjaksoon.

Isännöintisopimuksen kesto kannattaa aina määritellä tarkasti sopimusta tehtäessä, jotta molemmat osapuolet ovat tietoisia sopimuksen ehdoista ja kestosta. Lisäksi on suositeltavaa sisällyttää sopimukseen tarkemmat ehdot sopimuksen irtisanomisesta ja mahdollisista muutoksista sopimuksen voimassaoloaikana.

Yleisimmät ongelmat isännöintisopimuksissa liittyvät epäselvyyksiin, kommunikaatioon ja kustannusten hallintaan. Tämäntyyppisissä sopimuksissa voi esiintyä monia haasteita, mutta ne voidaan yleensä välttää huolellisella suunnittelulla ja avoimella viestinnällä. Tässä keskeisimpiä ongelmakohtia sekä keinoja niiden välttämiseksi:

Epäselvä sopimuksen sisältö

Yksi yleisimmistä ongelmista on se, että sopimuksen sisältö on epäselvä tai puutteellinen. Tämä voi johtaa erimielisyyksiin siitä, mitkä tehtävät kuuluvat isännöitsijän vastuulle ja mitkä ovat lisämaksullisia palveluita.

• Ratkaisu: Laadi mahdollisimman yksityiskohtainen sopimus, jossa määritellään tarkasti kaikki isännöinnin palvelut, vastuut ja velvollisuudet. Käytä tarvittaessa alan ammattilaisen apua sopimuksen laatimisessa.

Kommunikaatio-ongelmat

Toinen yleinen ongelma on puutteellinen kommunikaatio hallituksen, asukkaiden ja isännöitsijän välillä. Tämä voi johtaa esimerkiksi väärinkäsityksiin, viivästyksiin ja tyytymättömyyteen palvelun laatuun.

• Ratkaisu: Sopikaa selkeistä viestintäkanavista ja -käytännöistä. Varmista, että isännöitsijä on helposti tavoitettavissa ja että tiedotetaan säännöllisesti taloyhtiön asioista. Säännölliset kokoukset ja raportit auttavat myös ylläpitämään avointa kommunikaatiota.

Kustannusten hallinta

Kustannusten nousu ja lisämaksut voivat aiheuttaa ongelmia, jos niistä ei sovita etukäteen. Asukkaat tai hallitus saattavat kokea, että kustannukset eivät ole hallinnassa tai että he eivät ole saaneet riittävästi tietoa kustannusrakenteesta.

• Ratkaisu: Määritelkää sopimukseen selkeästi kaikki kustannukset ja mahdolliset lisämaksut. Sopikaa budjetista ja säännöllisestä talousraportoinnista, jotta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla taloyhtiön taloustilanteesta. Tämä auttaa välttämään ikäviä yllätyksiä.

Laadunvalvonta

Jos sopimuksen laadunvalvontaa ei ole järjestetty kunnolla, voi syntyä ongelmia palvelun laadussa. Asukkaat saattavat kokea, että isännöintipalvelut eivät vastaa sovittua laatua tai että tehtävät jäävät hoitamatta.

• Ratkaisu: Sisällyttäkää sopimukseen laadunvalvonnan mekanismit, kuten säännölliset tarkastukset ja palautteen kerääminen asukkailta. Laadunvalvonta auttaa varmistamaan, että isännöintipalvelut täyttävät sovitut standardit.

Sopimuksen seuranta ja päivittäminen

Isännöintisopimusta ei aina päivitetä vastaamaan muuttuneita tarpeita ja olosuhteita, mikä voi aiheuttaa ristiriitoja ja epäselvyyksiä.

• Ratkaisu: Sopikaa, että isännöintisopimus tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Tämä varmistaa, että sopimus pysyy ajantasaisena ja vastaa taloyhtiön tarpeita.

Yhteenvetona voidaan todeta, että useimmat isännöintisopimuksiin liittyvät ongelmat voidaan välttää hyvällä ennakkosuunnittelulla, selkeällä ja tarkalla sopimuksella sekä säännöllisellä kommunikaatiolla ja laadunvalvonnalla.

Palvelusta ei saa kotitalousvähennystä. Ajantasainen sekä mahdollisesti myös muuttunut tieto kannattaa kuitenkin aina tarkistaa verottajan sivuilta.

Lisätietoja:

Kotitalousvähennyksen Ohje 2023 - Vero.fi

Kotitalousvähennyksen edellytykset - Vero.fi