Hallinnollinen isännöitsijä

Katso hintasivu: Hallinnollinen isännöitsijä hinta

Hallinnollinen isännöitsijä vastaa taloyhtiön hallinnollisista tehtävistä, joihin kuuluu muun muassa yhtiön hallituksen kokousten järjestäminen ja päätösten toimeenpano. Hän huolehtii taloyhtiön kirjanpidosta, budjetoinnista ja tilinpäätöksestä sekä vastaa osakkaiden ilmoitusten ja kysymysten käsittelystä. Lisäksi hallinnollinen isännöitsijä valmistelee yhtiökokoukset ja hoitaa niihin liittyvät käytännön järjestelyt, kuten kokouskutsujen lähettämisen ja pöytäkirjojen laatimisen. Hän auttaa taloyhtiötä noudattamaan lakeja ja säädöksiä sekä toimii taloyhtiön edustajana eri sidosryhmien kanssa, esimerkiksi viranomaisten ja palveluntarjoajien suuntaan.

Hallinnollinen isännöitsijä vastaa taloyhtiön hallinnollisista tehtävistä ja auttaa kiinteistön omistajia ja asukkaita toimimaan kaikkien tarpeiden ja säädösten mukaisesti. Hänen tehtävänsä ovat laajat ja monipuoliset, ja ne voidaan jakaa useisiin päävastuualueisiin.

Hallituksen avustaminen

• Osallistuu hallituksen kokouksiin ja valmistelee ehdotuksia päätöksenteon tueksi
• Laatii kokousasiakirjat ja pitää kokouspöytäkirjaa
• Hallituksen päätösten toimeenpano ja seuranta

Taloushallinto

• Laatii talousarvion ja seuraa budjetin toteutumista
• Huolehtii kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä
• Valvoo maksuliikennettä, laskutusta ja perintää
• Käsittelee osakkaiden ja asukkaiden vastikkeet ja maksut

Lakisääteiset velvollisuudet

• Varmistaa, että taloyhtiön toiminta noudattaa lakia ja säädöksiä
• Huolehtii viranomaisilmoituksista ja -raportoinneista
• Seuraa ja soveltaa muuttuvia säädöksiä ja lakeja

Viestintä

• Viestii aktiivisesti taloyhtiön asukkaille ja osakkaille
• Tiedottaa kokouksista, päätöksistä ja muista ajankohtaisista asioista
• Toimii yhteyshenkilönä asukkaiden, osakkaiden ja eri sidosryhmien välillä

Sopimukset ja kilpailutukset

• Valmistelee ja kilpailuttaa hankinnat ja palvelut
• Neuvottelee ja laatii sopimuksia palveluntarjoajien kanssa
• Seuraa sopimusten toteutumista ja palveluiden laatua

Hallinnollinen isännöitsijä toimii taloyhtiön johtajana ja vastaa siitä, että arjen sujuvuus sekä pitkän aikavälin suunnitelmat ja tavoitteet toteutuvat. Hänellä on keskeinen rooli taloyhtiön toiminnan ja talouden hallinnassa, ja hänen vastuullaan on varmistaa, että kaikki toiminnot ja päätökset tehdään ammattimaisesti ja kaikkien säädösten mukaisesti.

Hallinnollisen isännöitsijän keskeisimmät tehtävät liittyvät taloyhtiön hallinnon ja talouden hoitamiseen. Näihin tehtäviin kuuluu useita monipuolisia vastuualuita, jotka vaativat huolellisuutta ja ammattitaitoa. Seuraavassa on lueteltu hallinnollisen isännöitsijän tärkeimmät tehtävät:

Taloushallinto

• Taloyhtiön budjetin suunnittelu ja seuranta: Isännöitsijä laatii taloyhtiölle vuosittaisen budjetin ja valvoo sen toteutumista.
• Kirjanpito ja tilinpäätös: Isännöitsijä vastaa taloyhtiön kirjanpidosta sekä tilinpäätöksen laatimisesta ja esittelystä.
• Rahaliikenteen hoitaminen: Maksujen vastaanottaminen, laskujen maksaminen ja taloyhtiön taloudellisen tilanteen valvonta kuuluvat isännöitsijän tehtäviin.

Kokousjärjestelyt

• Yhtiökokousten järjestelyt: Isännöitsijä valmistelee ja koollekutsuu yhtiökokoukset, joissa päätetään taloyhtiön asioista.
• Hallituksen kokousten valmistelu: Isännöitsijä laatii esityslistat ja huolehtii kokousten käytännön järjestelyistä.
• Päätösten toimeenpano: Kokouksissa tehdyt päätökset isännöitsijä toimeenpanee tarvittavien toimenpiteiden muodossa.

Viestintä ja tiedotus

• Asukasviestintä: Isännöitsijä tiedottaa asukkaille ajankohtaisista asioista ja muutoksista kirjallisesti tai sähköisesti.
• Viranomaisten ja yhteistyökumppaneiden kanssa asiointi: Isännöitsijä hoitaa tarvittavan yhteydenpidon viranomaisten ja palveluntarjoajien kanssa.

Lakiasiat

• Osakeluetteloiden ylläpito: Isännöitsijä vastaa osakeluetteloiden ajantasaisuudesta.
• Sopimusten laadinta ja valvonta: Taloyhtiön sopimusten, kuten huolto- ja ylläpitosopimusten, laatiminen sekä niiden valvonta on isännöitsijän vastuulla.
• Riita-asioiden hoitaminen: Mahdollisten riitatilanteiden ratkominen ja tarvittaessa lakiasioiden hoitaminen kuuluvat myös tehtäviin.

Kunnossapito ja kilpailutukset

• Kunnossapitosuunnitelman laadinta: Isännöitsijä osallistuu taloyhtiön kunnossapitosuunnitelman laatimiseen ja sen päivittämiseen.
• Kilpailutukset: Isännöitsijä kilpailuttaa tarvittavat palvelut ja urakat taloyhtiön hyväksi, esimerkiksi remontit ja huoltopalvelut.
• Hankkeiden valvonta: Isännöitsijä valvoo taloyhtiön hankkeiden etenemistä ja huolehtii siitä, että ne toteutetaan sopimusten mukaisesti.

Hallinnollisen isännöitsijän tehtävät ovat monipuolisia ja vaativat hyvää organisointikykyä sekä laajaa osaamista talous- ja lakiasioista. Hänen panoksensa on tärkeä taloyhtiön sujuvan toiminnan ja asukkaiden hyvinvoinnin kannalta.

Hallinnollinen isännöitsijä ja tekninen isännöitsijä eroavat toisistaan ensisijaisesti tehtäväkenttänsä ja vastuualueidensa osalta. Molemmat roolit ovat tärkeitä kiinteistönhallinnassa, mutta ne keskittyvät eri osa-alueisiin.

Hallinnollinen isännöitsijä

Hallinnollisen isännöitsijän tehtäviin kuuluu ensisijaisesti taloyhtiön päivittäinen hallinnollinen ja taloudellinen johtaminen. Tämä kattaa monia erilaisia vastuualueita, kuten:

• Talouden hallinta: Budjetointi, kirjanpito, maksuliikenne ja taloyhtiön rahojen valvonta.
• Hallinnolliset tehtävät: Kokousten järjestäminen, pöytäkirjojen laatiminen, viranomaisasioiden hoitaminen ja erilaisten lupa- ja valitusasioiden käsittely.
• Viestintä: Yhteydenpito osakkaisiin, asukkaisiin ja sidosryhmiin. Tämä sisältää tiedotteiden laatimisen ja erilaisten asiakirjojen, kuten vastikevalvonnan ja osakereksiterin, ylläpidon.

Tekninen isännöitsijä

Tekninen isännöitsijä keskittyy enemmän kiinteistön fyysiseen ylläpitoon ja teknisiin asioihin. Hänen tehtävänsä voivat sisältää muun muassa:

• Kunnossapito ja korjaustoimenpiteet: Kiinteistön teknisten järjestelmien, kuten lämmitys-, vesi- ja sähköjärjestelmien, ylläpito ja valvonta. Korjaussuunnitelmien laatiminen ja valvonta.
• Tarkastukset: Rakennuksen kunnon seuranta, kiinteistön tarkastukset ja huoltotöiden tilaaminen sekä valvonta.
• Tekniset asiantuntijatehtävät: Erilaisiin remontti- ja saneerausprojekteihin liittyvä neuvonta, projektinhallinta ja suunnittelu.
• Yhteistyökumppanien hallinta: Yhteistyö urakoitsijoiden, huoltofirmojen ja muiden teknisten palveluntuottajien kanssa.

Kokonaisuutena voidaan sanoa, että hallinnollinen isännöitsijä varmistaa taloyhtiön hallinnollisen ja taloudellisen sujuvuuden, kun taas tekninen isännöitsijä huolehtii rakennuksen teknisestä kunnosta ja toimivuudesta. Monissa tapauksissa nämä roolit täydentävät toisiaan ja voivat joskus limittyä, erityisesti pienemmissä taloyhtiöissä, joissa samat henkilöt voivat hoitaa molempia tehtäviä.

Hallinnollinen isännöitsijä on kiinteistöalan ammattilainen, joka vastaa taloyhtiöiden hallinnon ja talouden hoidosta. Koulutus- ja pätevyysvaatimukset vaihtelevat, mutta yleensä tehtävään vaaditaan sekä alakohtaisia opintoja että käytännön kokemusta. Tässä keskeisimpiä vaatimuksia:

Koulutus

• Kiinteistöalan peruskoulutus: Yleensä isännöitsijältä edellytetään alan peruskoulutusta, kuten kiinteistöalan perustutkintoa. Tämä voi olla esimerkiksi ammattikorkeakoulututkinto kiinteistönhoidossa tai kaupallinen tutkinto, jossa on suuntautumisvaihtoehto kiinteistöalaan.
• Ammattitutkinnot: Suosituksia on myös suorittaa isännöitsijän ammattitutkinto, kuten Isännöinnin ammattitutkinto (IAT) tai Isännöinnin erikoisammattitutkinto (IEAT), jotka ovat erityisesti suunniteltu isännöinnin tehtäviin.
• Jatkuva koulutus: Isännöintialalla toimiminen vaatii jatkuvaa kouluttautumista, kuten osallistumista alan kursseille, seminaareihin ja koulutuspäiviin, jotta pysyy ajan tasalla lainsäädännön ja toimintaympäristön muutoksista.

Pätevyys

• Työkokemus: Usein edellytetään aikaisempaa kokemusta isännöinnin tai vastaavien tehtävien parista. Kokemuksen kautta saatu käytännön osaaminen on erittäin arvostettua.
• Pätevyystodistukset: Suomessa voi hakea esimerkiksi Auktorisoitu Isännöitsijä (AIT)- tai Isännöitsijän pätevyystodistusta (ITS), jotka todistavat henkilön pätevyyden ja ammattitaidon. Nämä todistukset vaativat teoreettisen koulutuksen lisäksi käytännön kokemusta ja läpäistyjä näyttötutkintoja.

Ominaisuudet

• Johtamis- ja organisointikyky: Hallinnollisen isännöitsijän tulee hallita projektinhallinta, delegointi ja ajan hallinta.
• Vuorovaikutustaidot: Isännöitsijän työssä korostuvat hyvät viestintä- ja yhteistyötaidot, sillä työssä ollaan tekemisissä monien sidosryhmien kanssa, kuten asukkaat, hallitukset, urakoitsijat ja viranomaiset.
• Talousosaaminen: Hyvät taloushallinnon taidot ovat välttämättömiä, sillä isännöitsijä vastaa usein taloyhtiön budjetoinnista, kirjanpidosta ja raportoinnista.

Kaiken kaikkiaan hallinnollisen isännöitsijän koulutus ja pätevyys muodostuvat yhdistelmästä muodollista koulutusta, käytännön työkokemusta ja jatkuvaa ammatillista kehittymistä.

Hallinnollinen isännöitsijä käyttää työssään monipuolisia työkaluja ja ohjelmistoja, jotka helpottavat kiinteistöjen hallintaa ja isännöintitehtävien sujuvaa hoitamista. Näitä ovat muun muassa:

Isännöintiohjelmistot

Isännöintiohjelmistot ovat keskeisessä roolissa hallinnollisen isännöitsijän työssä. Näitä ohjelmistoja käytetään esimerkiksi taloyhtiöiden kirjanpidon, raportoinnin, asukastietojen hallinnan ja viestinnän hallintaan. Ohjelmistot tarjoavat myös työkaluja budjetointiin, tilinpäätösten laadintaan ja kirjeiden tai sähköpostien laatimiseen.

Asiakashallinta (CRM)

Asiakashallintajärjestelmät (CRM) auttavat isännöitsijää pitämään yhteydenpidon asukkaisiin ja taloyhtiöiden osakkaisiin järjestyksessä. CRM-järjestelmistä löytyvät asukastiedot, historiatiedot viestinnästä ja palvelupyynnöistä, mikä tekee yhteydenpidosta systemaattisempaa ja tehokkaampaa.

Taloudenhallinnan työkalut

Hallinnollinen isännöitsijä käyttää myös erilaisia taloudenhallinnan työkaluja, kuten kirjanpito- ja laskutusohjelmistoja. Näiden avulla hän voi hallita taloyhtiöiden kirjanpitoa, seurata budjettia, suorittaa laskutusta ja maksaa laskuja. Näitä työkaluja ovat esimerkiksi ERP-järjestelmät ja muut kirjanpito-ohjelmistot, joilla voidaan kattavasti hallita taloudellisia tehtäviä.

Viestintätyökalut

Viestintä on olennainen osa isännöitsijän työtä. Sähköpostiohjelmat, pikaviestimet ja asukasportaalit helpottavat yhteydenpitoa taloyhtiöiden asukkaisiin ja osakkaisiin. Asukasportaalien avulla asukkaat voivat jättää palvelupyyntöjä, lukea tiedotteita ja tarkastella taloyhtiön asiakirjoja.

Aikataulutus ja projektinhallinta

Aikataulutuksen ja projektinhallinnan työkalut auttavat isännöitsijää pysymään ajan tasalla kiinteistöjen huoltotöistä, tarkastusten aikatauluista ja muista tärkeistä tehtävistä. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset kalenterisovellukset ja projektinhallintaohjelmistot.

Dokumenttienhallintajärjestelmät

Dokumenttienhallintajärjestelmät auttavat hallinnoimaan ja järjestämään kiinteistöihin liittyviä asiakirjoja, kuten sopimuksia, pöytäkirjoja, lupia ja raportteja. Nämä järjestelmät parantavat asiakirjojen saatavuutta ja säilyvyyttä sekä helpottavat tiedonjakamista.

Hallinnollinen isännöitsijä käyttää edellä mainittuja työkaluja ja ohjelmistoja tehokkaan ja sujuvan kiinteistönhallinnan varmistamiseksi. Näiden avulla voidaan hoitaa kaikki isännöinnin tehtävät ammattimaisesti ja järjestelmällisesti.

Palvelusta ei saa kotitalousvähennystä. Ajantasainen sekä mahdollisesti myös muuttunut tieto kannattaa kuitenkin aina tarkistaa verottajan sivuilta.

Lisätietoja:

Kotitalousvähennyksen Ohje 2023 - Vero.fi

Kotitalousvähennyksen edellytykset - Vero.fi