Isännöitsijä

Katso hintasivu: Isännöitsijä hinta

Isännöitsijä hoitaa monenlaisia tehtäviä, jotka liittyvät taloyhtiön hallinnointiin ja kunnossapitoon. Näihin tehtäviin kuuluu muun muassa:

• Taloyhtiön hallituksen kokousten valmistelu ja pöytäkirjojen laatiminen
• Yhtiökokousten järjestäminen ja tarvittavien dokumenttien laatiminen
• Taloyhtiön lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

• Talousarvion laatiminen ja seuraaminen
• Tilinpäätöksen ja talousraporttien valmistelu
• Taloyhtiön laskutuksen, maksuliikenteen ja kirjanpidon hoito

• Korjaus- ja huoltotöiden koordinointi ja valvonta
• Kiinteistön ylläpitosuunnitelman laatiminen
• Kuntoarvioiden ja tarkastusten järjestäminen

• Asukkaiden kysymyksiin vastaaminen ja ongelmatilanteiden ratkaiseminen
• Tiedottaminen asukkaille ja osakkaille

• Vakuutusasioiden hoitaminen ja kilpailuttaminen
• Energiankulutuksen seuranta ja optimointi
• Kulunvalvonnan ja turvallisuuden varmistaminen

Hyvän isännöitsijän valitseminen vaatii huolellista harkintaa ja useiden tekijöiden huomioon ottamista. Seuraavat kohdat auttavat sinua löytämään parhaan mahdollisen isännöitsijän taloyhtiöllesi tai kiinteistöllesi:

Pätevyys ja kokemus

Ensimmäinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota, on isännöitsijän pätevyys ja kokemus alalta. Tarkista, että isännöitsijä on suorittanut isännöitsijän ammattitutkinnon (IAT) tai isännöinnin erikoisammattitutkinnon (IEAT). Lisäksi pitkä työkokemus ja aikaisemmat onnistuneet projektit ovat merkki ammattitaidosta.

Palvelun laatu ja asiakasarviot

Kysyvät muut taloyhtiöt tai kiinteistöjen omistajat heidän kokemuksistaan kyseisen isännöitsijän kanssa. Tyytyväiset asiakkaat ja positiiviset asiakasarviot ovat usein hyvä merkki palvelun tasosta. Tämä auttaa sinua selvittämään, miten isännöitsijä kohtelee asiakkaitaan ja millaista palvelua hän tarjoaa.

Monipuoliset palvelut

On tärkeää, että isännöitsijä tarjoaa laajan valikoiman palveluita, kuten taloushallinnon, teknisen isännöinnin ja hallinnollisten asioiden hoidon. Tarkista, että isännöitsijältä löytyy osaamista juuri niissä asioissa, jotka ovat taloyhtiöllesi tai kiinteistöllesi tärkeimpiä.

Viestintätaidot

Hyvä isännöitsijä on helposti tavoitettavissa ja aktiivinen viestinnässään. Hän pitää osakkeenomistajat ja asukkaat ajan tasalla tärkeistä asioista ja reagoi nopeasti yhteydenottoihin. Tarkista, että isännöitsijällä on hyvät viestintätaidot ja että hän osaa selittää asiat ymmärrettävästi.

Luotettavuus ja avoimuus

Isännöitsijän toiminnan tulee olla läpinäkyvää ja ammattimaista. Selvitä, onko isännöitsijä taloudellisesti vakaa ja toimiiko hän eettisten periaatteiden mukaisesti. Avoimuus taloudellisissa asioissa, kuten budjeteissa ja tilinpäätöksissä, on erityisen tärkeää.

Hinta ja kustannukset

Kustannukset ovat merkittävä tekijä valinnassa. Pyydä tarjouksia useammalta isännöitsijältä ja vertaile hintoja ja palveluiden sisältöjä. Muista ottaa huomioon, että halvin vaihtoehto ei välttämättä ole paras, vaan hinta-laatusuhde ratkaisee.

Yhdistämällä nämä tekijät voit valita isännöitsijän, joka täyttää taloyhtiösi tai kiinteistösi tarpeet ja varmistaa, että kiinteistön hallinto ja ylläpito hoituvat ammattitaitoisesti ja luotettavasti.

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus ovat molemmat keskeisessä roolissa taloyhtiön hallinnossa, mutta heidän tehtävänsä ja vastuunsa eroavat toisistaan merkittävästi.

Isännöitsijän rooli ja tehtävät

Isännöitsijä on yleensä ammattihenkilö tai yritys, joka taloyhtiö palkkaa hoitamaan käytännön hallintotehtäviä. Isännöitsijällä voi olla monenlaista osaamista liittyen kiinteistöjen ylläpitoon, hallintoon ja talouteen. Hänen tehtävänsä voivat sisältää seuraavat:

• Taloyhtiön päivittäisen toiminnan johtaminen
• Kiinteistön huollon ja korjauksien aikatauluttaminen ja valvonta
• Kirjanpidon ja taloushallinnon hoitaminen
• Asukastiedottaminen ja kokousten valmistelu
• Yhteydenpito viranomaisten ja palveluntarjoajien kanssa
• Asuntojen ja tilojen vuokraukseen liittyvät tehtävät

Taloyhtiön hallituksen rooli ja tehtävät

Taloyhtiön hallitus koostuu yleensä taloyhtiön osakkaista, jotka on valittu yhtiökokouksessa. Hallitus toimii taloyhtiön päätöksentekoelimenä. Hallituksen tärkeimpiä tehtäviä ovat:

• Strategisten päätösten tekeminen, kuten investoinnit ja suuret remontit
• Taloyhtiön yleisen hallinnon ja edun valvominen
• Budjetin hyväksyminen ja tilinpäätöksen vahvistaminen
• Isännöitsijän valinta ja valvonta
• Yhtiökokouksiin liittyvä päätöksenteko ja valmistelu

Vaikka isännöitsijä toimii hallituksen alaisuudessa, hänellä on usein paljon itsenäistä päätösvaltaa taloyhtiön päivittäisissä asioissa. Hallitus puolestaan keskittyy strategisiin ja pitkän aikavälin päätöksiin. Hyvä yhteistyö isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen välillä on olennaista taloyhtiön sujuvan ja tehokkaan toiminnan kannalta.

Isännöitsijän palvelut hinnoitellaan yleensä useiden eri tekijöiden perusteella. Hinnoittelumallit voivat vaihdella isännöintitoimiston ja palvelun laajuuden mukaan. Yleisimmät hinnoittelumallit voidaan jakaa kiinteään kuukausihintaan, palvelukohtaiseen veloitukseen ja projektikohtaiseen hinnoitteluun.

Kiinteä kuukausihinta

Kiinteä kuukausihinta on yleisin hinnoittelumalli, jossa isännöitsijän palveluista sovitaan tietty kuukausittainen maksu. Tämä hinta kattaa tavallisesti peruspalvelut, kuten:

• Kirjanpito ja taloushallinto
• Hallinnolliset tehtävät, kuten kokouksien järjestäminen ja pöytäkirjojen laatiminen
• Kiinteistön ylläpidon ja korjausten koordinointi
• Asiakaspalvelu ja tiedottaminen

Kiinteän kuukausihinnan etuna on ennakoitavuus ja selkeys, sillä asiakkaalla on etukäteen tiedossa, kuinka paljon palvelut tulevat maksamaan kuukaudessa.

Palvelukohtainen veloitus

Joissakin tapauksissa isännöitsijä saattaa veloittaa palveluista erikseen. Tämä tarkoittaa, että jokainen tehtävä tai palvelu, joka isännöitsijä suorittaa, hinnoitellaan erikseen. Esimerkkejä palvelukohtaisista veloituksista ovat:

1. Kokousten järjestäminen ja osallistuminen
2. Taloyhtiön yhtiökokouksien valmistelu
3. Korjausten ja huoltotöiden koordinointi
4. Asiakirjojen ja todistusten laatiminen

Tämä hinnoittelumalli voi olla edullinen pienille taloyhtiöille, joissa isännöitsijän tarve on vähäisempi, mutta se saattaa kasvattaa kustannuksia suuremmissa tai aktiivisemmissa yhtiöissä.

Projektikohtainen hinnoittelu

Projektikohtainen hinnoittelu tarkoittaa, että tietty isännöitsijän tehtävä sovitaan ja hinnoitellaan erillisenä projektina. Tällaisia projekteja voivat olla esimerkiksi:

• Suurten peruskorjausten hallinta
• Remonttien valvonta
• Talousarvion laatiminen suurille hankkeille
• Järjestelmien uudistaminen tai implementointi

Projektikohtainen hinnoittelu on tyypillinen valinta suurille kertaluonteisille hankkeille, joissa vaaditaan merkittävästi enemmän työtä ja resursseja kuin tavanomaisessa toiminnassa.

Vertailtavat tekijät

Isännöintipalveluiden hinnoitteluun vaikuttavat myös seuraavat tekijät:

• Taloyhtiön koko ja asukkaiden määrä
• Kiinteistön kunto ja huoltotarpeet
• Palvelujen laajuus ja erityistarpeet
• Isännöitsijän kokemus ja pätevyys

Kun hankkii isännöitsijäpalveluja, on suositeltavaa vertailla eri toimijoita ja heidän tarjoamiaan hinnoittelumalleja. Näin voidaan varmistaa, että palvelu vastaa taloyhtiön tarpeita kustannustehokkaasti.

Isännöitsijän rooli ja vastuut voivat muuttua huomattavasti taloyhtiön koon mukaan. Näihin muutoksiin vaikuttavat monet tekijät, kuten asukas- ja huoneistomäärä, taseen koko sekä kiinteistön ylläpito- ja kehitystarpeet. Alla on eritelty, miten isännöitsijän tehtävät ja vastuut tyypillisesti muuttuvat taloyhtiön koon kasvaessa:

Pienet taloyhtiöt

• Henkilökohtainen palvelu: Pienemmissä taloyhtiöissä isännöitsijä yleensä tuntee asukkaat henkilökohtaisesti ja kommunikointi on sujuvampaa. Asuntojen ja asukkaiden määrän ollessa vähäinen isännöitsijä pystyy antamaan henkilökohtaista palvelua.
• Monipuoliset tehtävät: Isännöitsijän vastuulla voi olla laaja kirjo tehtäviä, alkaen päivittäisistä hallinnollisista asioista kiinteistön tekniseen ylläpitoon.
• Budjetointi ja talous: Pienemmissä taloyhtiöissä taloushallinto on yleensä yksinkertaisempaa, ja budjetointi voi olla vähemmän monimutkaista.

Keskikokoiset taloyhtiöt

• Organisointi ja delegointi: Keskikokoisissa taloyhtiöissä isännöitsijä joutuu usein organisoimaan ja delegoimaan tehtäviä enemmän kuin pienissä taloyhtiöissä. Esimerkiksi siivoukset ja pienet remontit vaativat jatkuvaa seurantaa ja koordinointia.
• Kiinteistönhoito: Kiinteistönhoidon haasteet kasvavat, joten kunnossapitotoimenpiteiden ja korjausten suunnittelu vaatii enemmän ennakointia ja järjestelmällisyyttä.
• Talous ja raportointi: Taloushallinto ja raportointi vaativat usein tarkempaa seurantaa ja suunnittelua. Säännölliset raportit hallitukselle ja yhtiökokoukselle ovat normaali käytäntö.

Suuret taloyhtiöt

• Erikoistuminen: Suurissa taloyhtiöissä isännöitsijällä on usein apunaan useampia ammattilaisia. Taloyhtiö voi palkata esimerkiksi erikoistuneita kiinteistöhuollon työntekijöitä ja erilaisia asiantuntijoita.
• Viestintä: Kommunikointi asukkaiden ja hallituksen kanssa muuttuu merkittäväksi osaksi isännöitsijän työtä. Usein tarvitaan säännöllisiä tiedotteita, kokouksia ja jopa digitaalisia viestintäkanavia sujuvan tiedonkulun varmistamiseksi.
• Laajempi hallinnointi: Isännöitsijän on keskitettävä huomionsa laajempiin hallinnollisiin kysymyksiin, kuten strategisiin hankkeisiin ja taloyhtiön kehittämiseen pitkällä aikavälillä.
• Talous ja investoinnit: Taloushallinto voi olla merkittävästi monimutkaisempaa suuremmissa yhtiöissä. Investointien ja suurten korjausten suunnittelu, hankkeiden kilpailutus sekä monimutkaiset talousraportit vaativat erikoisosaamista.

Palvelusta ei saa kotitalousvähennystä. Ajantasainen sekä mahdollisesti myös muuttunut tieto kannattaa kuitenkin aina tarkistaa verottajan sivuilta.

Lisätietoja:

Kotitalousvähennyksen Ohje 2023 - Vero.fi

Kotitalousvähennyksen edellytykset - Vero.fi