Taloyhtiön isännöitsijä

Katso hintasivu: Taloyhtiön isännöitsijä hinta

Isännöitsijän rooli taloyhtiössä on toimia hallituksen ja asukkaiden välisenä yhteyshenkilönä ja varmistaa, että taloyhtiön hallinto ja kiinteistönhoito toimivat sujuvasti. Isännöitsijän tehtävät ovat laajat ja monipuoliset, ja ne voivat sisältää seuraavia asioita:

• Hallinnollinen isännöinti: Tähän kuuluvat taloyhtiön kokousten järjestäminen, pöytäkirjojen laatiminen, päätösten toimeenpano ja viestintä asukkaiden kanssa.
• Taloudellinen isännöinti: Isännöitsijä huolehtii taloyhtiön talousasioista, kuten budjetin laadinnasta, kirjanpidosta, laskujen maksamisesta ja perinnästä. Hän myös valvoo taloyhtiön taloudellista tilannetta ja raportoi siitä hallitukselle.
• Tekninen isännöinti: Kiinteistön kunnossapito ja korjausten organisointi kuuluvat isännöitsijän tehtäviin. Tämä sisältää muun muassa huoltotoimenpiteiden, remonttien ja tarkastusten tilaamisen ja valvonnan.
• Kiinteistönhoito: Isännöitsijä koordinoi kiinteistönhoitoyrityksiä ja varmistaa, että päivittäinen kiinteistönhoito sujuu moitteettomasti. Tämä voi sisältää esimerkiksi siivouksen, ulkoalueiden hoidon ja teknisten järjestelmien ylläpidon.
• Asiakaspalvelu: Isännöitsijä vastaa osakkaiden ja asukkaiden kysymyksiin ja auttaa heitä erilaisissa asumiseen liittyvissä asioissa. Hän myös käsittelee asukkaiden reklamaatiot ja ratkaisee mahdollisia ristiriitatilanteita.
• Viestintä ja tiedottaminen: Isännöitsijä huolehtii siitä, että taloyhtiön asukkaat ovat tietoisia ajankohtaisista asioista, kuten remonteista, huoltotöistä ja yhteisistä säännöistä. Tämä voi tapahtua tiedotteiden, kokousten ja sähköpostien välityksellä.

Isännöitsijän tehtävien tarkka laajuus riippuu taloyhtiön koosta, tarpeista ja sopimuksesta isännöintiyrityksen kanssa. Hän toimii usein läheisessä yhteistyössä taloyhtiön hallituksen kanssa varmistaakseen, että kaikki päätökset ja toimenpiteet tukevat taloyhtiön etua ja asukkaiden hyvinvointia.

Taloyhtiön isännöitsijä valitaan useimmiten yhtiökokouksessa tai hallituksen kokouksessa. Prosessi voidaan jakaa useisiin vaiheisiin, jotka auttavat varmistamaan, että valinta tehdään harkiten ja yhtiön etuja parhaiten palvelevasti.

1. Tarpeiden kartoitus

Ennen isännöitsijän valintaa on tärkeää kartoittaa taloyhtiön tarpeet. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi nykyisen isännöitsijän toiminnan arviointia ja ymmärrystä siitä, mikä toimii ja mikä ei. Yhtiön hallitus tai työryhmä voi laatia listan vaatimuksista ja odotuksista uudelle isännöitsijälle.

2. Tarjousten pyytäminen

Kun tarpeet on kartoitettu, yhtiö voi pyytää tarjouksia eri isännöintiyrityksiltä. Tarjouksissa tulee ottaa huomioon muun muassa palveluntarjoajan kokemus, hinta, palvelun laajuus ja saatavuus. Tarjousten pyytäminen voi tapahtua usealla eri tavalla, kuten suoraan kontakteihin ottamalla tai julkisesti ilmoittamalla.

3. Tarjousten vertailu

Saapuneita tarjouksia vertaillaan hallituksen tai erillisen työryhmän toimesta. Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota sekä hinta-laatusuhteeseen että isännöitsijän kykyyn vastata taloyhtiön erityistarpeisiin. Tarjousten perusteellinen läpikäynti on avainasemassa oikean valinnan tekemisessä.

4. Haastattelut ja esittelyt

Usein ehdokkaita pyydetään myös henkilökohtaiseen haastatteluun tai esittelytilaisuuteen. Tämä vaihe auttaa selvittämään tarkemmin isännöitsijän toimintatapoja, asiantuntemusta ja yhteensopivuutta taloyhtiön kanssa. Haastatteluissa voidaan kysyä esimerkiksi kokemuksesta vastaavanlaisista taloyhtiöistä ja käsityksistä tulevista kehityskohteista yhtiössä.

5. Päätöksenteko

Lopullinen päätös isännöitsijän valinnasta tehdään joko hallituksen kokouksessa tai yhtiökokouksessa. Päätöksenteko perustuu usein edellä mainittuihin vaiheisiin ja hallituksen suositukseen. Päätös voidaan tehdä äänestämällä, jolloin enemmistön kanta määrää valinnan.

6. Sopimuksen laatiminen

Kun isännöitsijä on valittu, laaditaan kirjallinen sopimus isännöintipalveluista. Sopimuksessa määritellään tarkasti isännöitsijän tehtävät, vastuut ja palkkio. Sopimuksen laatiminen on tärkeää, jotta molemmilla osapuolilla on selkeä käsitys yhteistyön ehdoista ja tavoitteista.

7. Seuranta ja arviointi

Valinnan jälkeen on tärkeää seurata isännöitsijän toimintaa ja arvioida sitä säännöllisesti. Jatkuva arviointi auttaa varmistamaan, että isännöitsijä täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet ja taloyhtiön tarpeet. Tarvittaessa sopimusta voidaan päivittää tai isännöitsijä vaihtaa.

Isännöitsijän rooli taloyhtiössä on hyvin keskeinen, ja hänen lakisääteiset velvollisuutensa on määritelty Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) ja muiden asiaan liittyvien lakien kautta. Isännöitsijän tehtävien pääpiirteet voidaan jakaa hallinnollisiin, taloudellisiin ja teknisiin tehtäviin.

Hallinnolliset velvollisuudet

• Yhtiökokousten järjestäminen: Isännöitsijän tulee kutsua koolle yhtiökokoukset ja huolehtia niiden järjestämisestä. Tämä sisältää myös kokouskutsujen laadinnan ja lähettämisen osakkaille oikea-aikaisesti.
• Osakasluettelon ylläpito: Isännöitsijä vastaa osakasluettelon ylläpidosta, mikä tarkoittaa osakkeiden omistajuustietojen ajantasaista kirjaamista ja säilyttämistä.
• Virallisen asiakirjaliikenteen hoito: Isännöitsijän tulee hoitaa taloyhtiön virallinen asiointi, kuten ilmoitukset viranomaisille ja sopimusneuvottelut yhteistyökumppaneiden kanssa.
• Päätöksenteon valmistelu: Isännöitsijän tehtävänä on valmistella hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksentekoa vaativat asiat, kuten budjetit, raportit ja esitykset.

Taloudelliset velvollisuudet

• Kirjanpito ja tilinpäätös: Isännöitsijän tulee huolehtia taloyhtiön kirjanpidon järjestämisestä ja tilinpäätöksen laadinnasta. Tämä tapahtuu usein yhteistyössä kirjanpitäjän tai tilitoimiston kanssa.
• Taloudellinen suunnittelu: Isännöitsijän on laadittava talousarvio ja seurattava sen toteutumista, varmistaen taloyhtiön talouden tasapaino.
• Rahaliikenteen hallinta: Isännöitsijä vastaa taloyhtiön rahaliikenteen hallinnasta, mikä sisältää laskutuksen, maksujen seurannan ja velkojen hoitamisen.
• Taloudellisten raporttien laadinta: Raporttien laatiminen hallitukselle ja osakkaille taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta kuuluu myös isännöitsijän tehtäviin.

Tekniset velvollisuudet

• Kunnossapito ja huolto: Isännöitsijän on huolehdittava, että taloyhtiön kiinteistöt ja laitteistot pidetään kunnossa. Tämä sisältää huolto- ja korjaustöiden suunnittelun ja valvonnan.
• Korjaushankkeiden organisointi: Isännöitsijä vastaa suurten remonttien ja perusparannusten suunnittelusta ja toteutuksesta. Tämä sisältää myös tarvittavien lupien hankkimisen ja urakoitsijoiden kilpailutuksen.
• Kiinteistön turvallisuuden varmistaminen: Taloyhtiön turvallisuuteen liittyvien määräysten ja ohjeiden noudattaminen, kuten paloturvallisuus ja hissien huolto, on myös isännöitsijän vastuulla.
• Asiakirjojen arkistointi: Isännöitsijän tulee säilyttää taloyhtiön tekniset asiakirjat, kuten huoltopäiväkirjat ja kiinteistön tarkastuspöytäkirjat.

Isännöitsijän tehtävät voivat vaihdella jonkin verran riippuen taloyhtiön koosta, iästä ja muista erityispiirteistä. Kuitenkin perusperiaate on, että isännöitsijä toimii hallituksen ohjeistuksen mukaisesti ja huolehtii taloyhtiön asioiden sujuvasta hoitamisesta lain edellyttämällä tavalla.

Isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja ovat taloyhtiön toiminnassa keskeisiä henkilöitä, mutta heidän roolinsa ja tehtävänsä poikkeavat huomattavasti toisistaan.

Isännöitsijä

Isännöitsijä on henkilö tai yritys, joka vastaa taloyhtiön hallinnon ja käytännön asioiden hoitamisesta. Isännöitsijä nimetään yleensä taloyhtiön hallituksen toimesta ja hänen tehtäviinsä voivat kuulua muun muassa seuraavat asiat:

• taloyhtiön päivittäisten asioiden hoitaminen
• taloushallinto ja kirjanpito
• huolto- ja kunnossapitotöiden tilaaminen ja valvonta
• asukastiedottaminen
• yhtiökokouksen ja hallituksen kokousten valmistelu sekä päätösten toimeenpano

Isännöitsijällä on yleensä ammatillinen pätevyys kiinteistönhallinnassa ja hän toimii hallituksen alaisuudessa. Usein isännöitsijä on ulkopuolinen ammattilainen, joka saa tehtävästään palkkion.

Hallituksen puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtaja on taloyhtiön osakkaiden keskuudestaan valitsema henkilö, joka johtaa hallituksen toimintaa. Puheenjohtajan rooliin ja tehtäviin kuuluu muun muassa:

• kutsua hallituksen kokoukset koolle ja laatia niiden esityslistat
• johtaa kokouksia ja varmistaa, että päätöksenteko tapahtuu asianmukaisesti
• valvoa, että hallitus ja isännöitsijä hoitavat tehtävänsä taloyhtiössä lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti
• toimia yhteyshenkilönä taloyhtiön osakkaiden ja isännöitsijän välillä

Hallituksen puheenjohtaja on tavallisesti yksi taloyhtiön osakkaista ja tekee tehtävää yleensä vapaaehtoisena ilman erillistä palkkaa.

Käytännössä isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja toimivat tiiviissä yhteistyössä varmistaen, että taloyhtiön asiat hoidetaan tehokkaasti ja osakkaiden etuja parhaiten palvellen. Isännöitsijä vastaa arjen operatiivisista tehtävistä, kun taas hallituksen puheenjohtaja keskittyy hallituksen toiminnan johtamiseen ja strategiseen päätöksentekoon.

Isännöitsijä voi parantaa taloyhtiön hallintoa ja asukkaiden viihtyvyyttä monin eri tavoin. Tehokkaalla ja avoimella toiminnalla isännöitsijä luo pohjan taloyhtiön sujuvalle arjelle sekä edistää asukkaiden tyytyväisyyttä ja yhteisöllisyyttä.

Tehokas kommunikaatio

• Tiedottaminen: Säännöllinen ja selkeä tiedottaminen ajankohtaisista asioista, kuten remonttien aikatauluista, sääntömuutoksista ja yhteisistä tapahtumista, pitää asukkaat ajan tasalla ja ehkäisee väärinkäsityksiä.
• Asukasviestintä: Avoin viestintäkanava, jossa asukkaat voivat esittää kysymyksiä, antaa palautetta ja tuoda esiin huolenaiheensa, auttaa isännöitsijää reagoimaan nopeasti ja tehokkaasti.

Talouden hallinta

• Budjetointi ja seuranta: Huolellinen budjetin laatiminen ja talouden jatkuva seuranta varmistavat, että taloyhtiön varoja käytetään järkevästi ja suunnitelmallisesti.
• Säästökohteiden tunnistaminen: Energiatehokkuutta ja kestäviä ratkaisuja edistämällä isännöitsijä voi vähentää taloyhtiön kustannuksia ja parantaa sen ympäristöystävällisyyttä.

Huoltotoimet ja kunnossapito

• Säännöllinen tarkastus: Kiinteistön säännöllinen tarkastaminen ja huoltotarpeiden ennakoiminen ehkäisevät isompia ongelmia ja pitävät kiinteistön hyvässä kunnossa.
• Nopeat toimenpiteet: Nopeasti suoritetut korjaukset ja huoltotoimenpiteet lisäävät asumismukavuutta ja ennaltaehkäisevät mahdollisia vahinkoja.

Asukkaiden viihtyvyys

• Yhteiset tilat: Hyvin hoidetut ja viihtyisät yhteiset tilat, kuten pihat ja saunat, lisäävät yhteisöllisyyttä ja parantavat asuinympäristöä.
• Yhteisölliset tapahtumat: Yhteisten tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen edistää asukkaiden tutustumista toisiinsa ja vahvistaa yhteishenkeä.

Hyvä hallinnointi

• Yhtiökokoukset: Hyvin valmistellut ja sujuvasti vedetyt yhtiökokoukset, joissa asukkailla on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon, lisäävät yhteisymmärrystä ja luottamusta.
• Lakien ja määräysten noudattaminen: Varmistamalla kaikkien lakien ja määräysten noudattamisen isännöitsijä turvaa taloyhtiön oikeusturvan ja toiminnan laillisuuden.

Kaiken kaikkiaan isännöitsijän rooli on keskeinen taloyhtiön toiminnan sujuvuuden ja asukkaiden viihtyvyyden varmistamisessa. Tehokkuus, avoimuus ja asiakaslähtöisyys ovat avainasemassa.

Isännöitsijän pätevyyttä ja osaamista voi arvioida seuraavien kriteerien perusteella:

Koulutus ja sertifikaatit

Isännöitsijän muodollinen koulutus ja ammatilliset sertifikaatit ovat ensisijaisia mittareita pätevyyden arvioinnissa. Suomessa isännöitsijän pätevyyttä voi todistaa esimerkiksi seuraavat sertifikaatit:

• ISI-tutkinto (Isännöinnin ammattitutkinto)
• AIT-tutkinto (Isännöinnin erikoisammattitutkinto)
• ITS-tutkinto (Isännöinnin tutkintosarja)
• FMA-tutkinto (Finnish Management Association)

Kokemus

Työkokemus alalta on tärkeä osa isännöitsijän pätevyyttä. Kokemus erilaisista isännöintitehtävistä ja -projekteista antaa viitteitä osaamisen laajuudesta ja syvyydestä. Kannattaa kysyä:

• Kuinka monta vuotta isännöitsijä on toiminut alalla?
• Onko isännöitsijällä kokemusta juuri kyseisenlaisten kohteiden hallinnoinnista (esimerkiksi asunto-osakeyhtiöt, liikerakennukset)?

Asiakaspalautteet ja referenssit

Asiakaspalautteet ja referenssit ovat erinomainen tapa saada tietoa isännöitsijän toiminnasta käytännössä. Voit pyytää suoria yhteystietoja nykyisiltä tai entisiltä asiakkailta ja tiedustella heidän kokemuksiaan. Erityisesti kannattaa selvittää:

• Miten isännöitsijä suoriutuu viestinnästä ja yhteydenpidosta?
• Onko isännöitsijä ollut asiantunteva ja ratkaisukeskeinen ongelmatilanteissa?

Ammatilliset suositukset

Ammattilaisten suositukset, kuten suositukset kiinteistöalan juristeilta, rakennuttajilta tai muilta isännöitsijöiltä, voivat antaa lisätietoa isännöitsijän ammatillisesta maineesta ja kompetenssista.

Palvelusisältö ja työkalut

Isännöitsijän käyttämät työkalut ja tarjoamat palvelut kertovat myös paljon pätevyydestä. Nykyteknologian hyödyntäminen, kuten digitaalisten asukassivujen tai muiden sähköisten palveluiden käyttö, voi olla merkki modernista ja tehokkaasta isännöinnistä.

• Millaisia viestintäkanavia isännöitsijä käyttää?
• Tarjoaako isännöitsijä kattavia raportteja ja seurantatyökaluja?

Ammattijärjestöjen jäsenyys

Kuuluminen alan ammattijärjestöihin, kuten Isännöintiliittoon, voi myös olla merkki isännöitsijän sitoutumisesta alan parhaisiin käytäntöihin ja jatkuvaan ammatilliseen kehitykseen.

Arvioidessasi isännöitsijän pätevyyttä, on hyödyllistä tarkastella näitä eri aspekteja kokonaisuutena, jotta saat kattavan ja realistisen kuvan hänen osaamisestaan ja soveltuvuudestaan juuri sinun tarpeisiisi.

Taloyhtiön isännöitsijää valitessa on tärkeää ottaa huomioon useita seikkoja, jotta varmistetaan, että yhteistyö on sujuvaa ja taloyhtiön asiat hoituvat asianmukaisesti.

Kokemus ja ammattitaito

Isännöitsijän kokemus ja ammattitaito ovat keskeisiä tekijöitä. Tarkasta, kuinka pitkään isännöitsijä on toiminut alalla ja millaista taustaa hänellä on. Onko isännöitsijällä vahva taloushallinnon, kiinteistönhoidon tai rakennuttamisen osaaminen? Sertifioinnit ja alan koulutukset voivat olla hyviä merkkejä ammattitaidosta.

Maine ja suositukset

Isännöitsijän maineella on väliä. Kysy muihin taloyhtiöihin tai saman isännöitsijän aiempiin toimeksiantoihin perustuvia suosituksia. Tämä voi antaa arvokasta tietoa isännöitsijän toimintatavoista ja luotettavuudesta.

Palvelusisältö

Selvitä tarkkaan, mitä palveluita isännöitsijä tarjoaa. Peruspalveluiden lisäksi voi olla hyödyllistä, että isännöitsijä tarjoaa esimerkiksi projektinhallintaa, remonttien koordinointia tai talousneuvontaa. Palveluiden kattavuus on tärkeä osa valintaa.

Taloushallinnon osaaminen

Taloyhtiön talouden hoitaminen on yksi isännöitsijän keskeisistä tehtävistä. Tarkista, kuinka isännöitsijä käsittelee budjetointia, tilinpäätöksiä ja taloyhtiön kirjanpitoa. Talousasioiden tulee olla avoimia ja selkeitä kaikille osakkaille.

Viestintä ja saavutettavuus

Hyvän isännöitsijän tulisi olla helposti tavoitettavissa ja pystyä viestimään selkeästi sekä osakkaiden että hallituksen kanssa. Mieti, onko isännöitsijän kanssa helppo asioida ja vastaako hän kysymyksiin nopeasti ja ammattimaisesti.

Hinta ja sopimusehdot

Hintojen vertailu on luonnollisesti tärkeää, mutta pelkkään hintaan ei kannata tuijottaa. Käy läpi sopimusehdot huolellisesti ja varmista, että ne kattavat tarvittavat palvelut. Ymmärrä myös, mitä lisäkustannuksia voi syntyä esimerkiksi ylimääräisistä töistä tai palveluista.

Yhteensopivuus taloyhtiön erityistarpeiden kanssa

Jokaisella taloyhtiöllä voi olla omat erityiset tarpeensa. Esimerkiksi jos taloyhtiö on vanhempi rakennus, kannattaa valita isännöitsijä, jolla on kokemusta vanhojen kiinteistöjen hoidosta. Toisaalta, jos taloyhtiö on suurempi, valinnan tulee osua isännöitsijään, joka on tottunut käsittelemään suuria yksiköitä.

Näiden asioiden huolellisella tarkastelulla voi löytää taloyhtiölle parhaiten sopivan isännöitsijän, joka takaa taloyhtiön asioiden sujuvan ja ammattimaisen hoidon.

Palvelusta ei saa kotitalousvähennystä. Ajantasainen sekä mahdollisesti myös muuttunut tieto kannattaa kuitenkin aina tarkistaa verottajan sivuilta.

Lisätietoja:

Kotitalousvähennyksen Ohje 2023 - Vero.fi

Kotitalousvähennyksen edellytykset - Vero.fi